Hướng dẫn lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016

Bài viết sẽ hướng dẫn lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016 là như thế nào? Khi bạn tạo một tài liệu mới trong Word. Bạn sẽ cần biết cách lưu nó để bạn có thể truy cập và chỉnh sửa cho lần sau. Bạn cũng sẽ biết cách để lưu tài liệu vào Computer.

Ngoài ra, Word 2016 còn có tính năng cho phép bạn có thể export share tài liệu trực tiếp từ Word cũng khá là hay.

Để học bài này dễ hơn, bạn cần phải biết sử dụng cơ bản giao diện của Word 2016. Cũng như bạn đã có khái niệm về cách tạo mới một file tài liệu trong Word 2016 nhé. Các bài học đó đều có trong chuyên mục tự học tin học văn phòng với Microsoft Word 2016 tại website Vũ i Tờ ‘s Blog.

Ok. Bây giờ bạn sẽ bắt đầu với cách lưu một file tài liệu mới nhé.

Hướng dẫn save (lưu) một tài liệu Word

Tổng quan

Word 2016 cung cấp hai cách để lưu tệp: SaveSave As. Các tùy chọn này hoạt động tương tự nhau, với chỉ một vài khác biệt nhỏ.

Save: Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của bạn. Trong hầu hết thời gian làm việc với Word bạn sẽ chỉ dùng lệnh này.

  • Khi bạn lưu tệp, bạn sẽ chỉ cần chọn tên tệp và đường dẫn để lưu tài liệu trong computer lần đầu tiên. Sau đó, khi bạn bấm lưu lần thứ 2 trở đi, nó sẽ tự động ghi đè lên tên và đường dẫn cũ.

Save As: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản copy của tài liệu trong khi vẫn giữ bản gốc.

  • Khi bạn sử dụng lệnh Save As, bạn sẽ cần chọn một tên và đường dẫn mới cho phiên bản được sao chép.

Hướng dẫn các bước thực hiện

Việc sao lưu tài liệu là rất quan trọng vì thế bất cứ khi nào bạn bắt đầu một tài liệu mới hoặc thay đổi một tài liệu hiện có bạn đều nên sao lưu lại.

Sao lưu sớm và thường xuyên có thể ngăn chặn việc tài liệu bị mất. Bạn cũng cần phải chú ý đến nơi lưu trữ tài liệu trên computer nhé để dễ dàng tìm thấy sau này

Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar.

lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016
** biểu tượng save trên quick access tool bar

Nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên, thì khung Save As sẽ xuất hiện trong Backstage view.

Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi để lưu các tập tin và đặt tên cho tài liệu.

Nhấp chuột vào Browse để chọn một vị trí trên máy tính của bạn.

đường dẫn lưu tập tin trong word 2016

Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn đường dẫn nơi bạn muốn lưu tài liệu.

Nhập tên cho tài liệu, sau đó bấm vào Save.

lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016 đặt tên tập tin

Như vậy là tài liệu của bạn đã được lưu thành công. Kể từ lần save thứ 2 bạn không cần phải đặt tên cũng như trỏ đường dẫn để lưu file nữa.

Bạn cũng có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+S trên bàn phím của bạn. (tác dụng tương đương thực hiện thao tác Save)

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu bạn muốn lưu một phiên bản khác của tài liệu trong khi vẫn muốn giữ bản gốc, bạn có thể tạo một copy.

Ví dụ: nếu bạn có một tài liệu có tên Sales Report, bạn có thể lưu nó dưới dạng Sales Report 2 vì vậy bạn có thể chỉnh sửa tài liệu mới này mà vẫn có thể quay lại phiên bản gốc.

Cách thực hiện

Nhấn vào lệnh Save As trong chế độ Backstage view. Giống như khi lưu tập tin lần đầu tiên. Bạn sẽ cần chọn đường dẫn để lưu tập tin và cung cấp cho nó một tên mới

lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016 lệnh save as
** lệnh save as lưu tập tin word thành tên khác

Hướng dẫn thay đổi vị trí lưu mặc định

Bạn có thể thay đổi đường dẫn lưu tập tin mặc định trong Word thông thường là đường dẫn C:\User\document sang một nơi dễ nhớ hơn có thể là ổ đĩa D:\ chẳng hạn

Vũ i Tờ ‘s Blog

Nhấn vào thẻ File để truy cập Backstage view.

lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016 thay đổi vị trí lưu mặc định
** thẻ file

Nhấp chuột vào Options.

lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016 các lựa chọn

Hộp thoại Word Options sẽ xuất hiện.

Lựa chọn Save bên trái, check vào hộp kế bên Save to Computer by default

Default local file location: bấm chọn Browse trỏ đường dẫn sẽ lưu tập tin mặc định. Vd: ổ đĩ D:\

Sau đó nhấp vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

Cửa sổ thay đổi vị trí lưu file mặc định
** Cửa sổ thay đổi vị trí lưu file mặc định

Tự động sao lưu phục hồi

Word sẽ tự động lưu tài liệu của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc với chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi hoặc nếu Word gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng cách sử dụng AutoRecover.

Hướng dẫn sử dụng AutoRecover

Trường hợp phần mềm Word đột ngột bị dừng hoặc tắt. Khi bạn mở Word lại. Nếu các phiên bản autosaved của một tập tin được tìm thấy, khung Document Recovery sẽ xuất hiện ở bên trái.

Bấm vào một phiên bản tập tin có sẵn. Tài liệu sẽ được khôi phục lại tại thời điểm lưu tạm gần nhất.

lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016 auto recover
** Auto Recover

Theo mặc định, Word tự động lưu trữ cứ sau 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu dưới 10 phút, Word có thể không tạo phiên bản tự động lưu.

Nếu bạn không thấy tệp bạn cần, bạn có thể duyệt tất cả các tệp được lưu tự động từ Backstage view. Chọn thẻ File, nhấp chuột Manage Documents, tiếp đó hãy chọn Recover Unsaved Documents.

lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016 recover unsaved documents

Xuất tài liệu

Theo mặc định, tài liệu Word được lưu dưới dạng .docx. Tuy nhiên, có thể đôi khi bạn cần sử dụng dạng lưu trữ khác. Chẳng hạn như một định dạng PDF hoặc là tài liệu Word 97-2003. Thật dễ dàng để export tài liệu của bạn từ Word đến nhiều loại tập tin khác nhau.

Hướng dẫn xuất tài liệu dưới dạng tập tin PDF

Xuất tài liệu của bạn dưới dạng tập tin Adobe Acrobat, thường được gọi là file PDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ tài liệu với người không có Word.

Một file PDF sẽ giúp người nhận có thể xem được nhưng không chỉnh sửa được nội dung tài liệu của bạn.

Nhấn vào thẻ File để truy cập Backstage view, chọn Export, sau đó chọn Create PDF/XPS.

cửa sổ export word 2016
** cửa sổ export

Các hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn đường dẫn nơi bạn muốn xuất tài liệu, nhập tên file, sau đó nhấp vào Publish.

xuất file word ra pdf
** cửa sổ đặt tên file

Nếu bạn cần chỉnh sửa tập tin PDF, Word cho phép bạn chuyển đổi tệp PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa. Đọc bài viết Editing PDF Files tại chuyên mục tin học văn phòng của Vũ i Tờ ‘s blog để biết thêm thông tin nhé.

Hướng dẫn xuất tài liệu sang các loại tập tin khác

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi xuất tài liệu của mình sang các loại tệp khác, chẳng hạn như Word 97-2003.

Trường hợp bạn cần chia sẻ với mọi người bằng phiên bản Word cũ hơn hoặc dưới dạng .txt, hoặc nếu bạn cần một phiên bản plain-text tài liệu của bạn thì đây là cách.

Nhấn vào thẻ File để truy cập Backstage view, chọn Export, sau đó chọn Change File Type.

lưu file định dạng khác hoặc phiên bản word cũ hơn
** lưu file định dạng khác hoặc phiên bản word cũ hơn

Chọn một loại tập tin, sau đó nhấp vào Save As.

lựa chọn định dạng file trong word
** chọn định dạng file cần lưu

Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn đường dẫn nơi bạn muốn xuất tài liệu. Nhập tên file, sau đó nhấp vào Save.

Bạn cũng có thể sử dụng chức năng Save as type trong cửa sổ Save As để lưu tài liệu thành định dạng tập tin khác

Vũ i Tờ ‘s Blog
lựa chọn định dạng file trong word cách khác
Hướng dẫn lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016 30

Ok, Vậy là bạn đã hoàn thành bài học: “lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016”, bây giờ hãy luyện tập các kiến thức vừa học với bài tập đơn giản bên dưới nhé

Thêm: bài tập luyện tập

1. Mở và tạo mới một tài liệu trong word 2016, đặt tên My document

2. Sử dụng Save As để tạo một bản sao của tài liệu.

3. Đặt tên cho bản sao mới Saving Challenge Practice.

4. Bạn có thể lưu nó vào một thư mục trên máy tính của bạn.

5. Xuất tài liệu của bạn dưới dạng PDF.

Sau khi kết thúc bài học. Nếu bạn có thắc mắc hoặc ý kiến đừng ngại đặt câu hỏi cho Vũ i Tờ ‘s Blog bằng cách để lại comment bên dưới nha.

Bài cùng chuyên mục:

Quảng cáo đặt ở đây

Bạn sẽ là người bình luận đầu tiên

Để lại bình luận

(Địa chỉ email của bạn sẽ được bảo mật, không hiện ra)


*