Hai đơn vị cơ bản sau ô chính là Hàng và Cột. Chúng rất quan trọng không kém gì ô. Bài viết hướng dẫn các thao tác với hàng và cột trong Excel 2016 sẽ giúp bạn bổ xung kiến thức một cách đầy đủ nhất về 2 đối tượng này trong bảng tính Excel 2016.
Theo mặc định, mỗi hàng và cột của bảng tính mới sẽ có cùng chiều cao và chiều rộng. Tuy nhiên Excel 2016 cho phép bạn sửa đổi chiều rộng cột và chiều cao hàng theo các cách khác nhau, bao gồm cả wrapping text (chữ cuộng xuống dòng) và các merging cells (gộp ô).
Vũ i Tờ’s blog
Tuy nhiên, trước khi bắt đầu bài viết nếu bạn chưa biết gì về phần mềm Microsoft Excel 2016 bạn có thể tham khảo lại bài viết Tự học tin học văn phòng online với Excel 2016 để biết nó là gì.
Tiếp theo là cách tạo bảng tính đầu tiên trong excel như thế nào qua bài viết Tin học văn phòng với Excel 2016 – Cách mở và tạo Workbooks mới
Sau đó là Công cụ sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016 để biết cách lưu bảng tính Excel để sử dụng cho lần sau.
Cuối cùng là mọi điều cần biết về cách sử dụng ô trong Excel.
Giờ thì bạn đã đủ sức để bắt đầu buổi học “các thao tác với hàng và cột trong Excel 2016” rồi. Chiến thôi
Các thao tác với hàng và cột trong Excel 2016
Cách sửa đổi độ rộng cột
Trong ví dụ của Vũ i Tờ’s blog, cột C quá hẹp để hiển thị tất cả nội dung trong các ô này. Mình sẽ hiển thị tất cả nội dung này bằng cách thay đổi chiều rộng của cột C.
Định vị chuột trên tiêu đề cột để con trỏ trở thành 2 mũi tên như hình dưới
Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều rộng cột.
Thả chuột ra. Chiều rộng cột sẽ được thay đổi.
Với dữ liệu số, ô sẽ hiển thị ký hiệu dấu # (#######) nếu cột quá hẹp. Chỉ cần tăng độ rộng cột sẽ hiển thị đầy đủ dữ liệu.
Cách làm chiều rộng cột tự động co giãn đủ nội dung
Tính năng AutoFit sẽ cho phép bạn tự động đặt chiều rộng của cột để phù hợp với nội dung của cột.
Định vị chuột trên tiêu đề cột để con trỏ trở thành mũi tên 2 đầu
Nhấp đúp chuột. Chiều rộng cột sẽ được thay đổi tự động để phù hợp với nội dung.
Bạn cũng có thể tự động xác định chiều rộng cho một số cột cùng một lúc. Chỉ cần chọn các cột bạn muốn AutoFit, sau đó chọn lệnh AutoFit Column Width từ menu Format thả xuống trên tab Home.
Phương pháp này cũng có thể được sử dụng cho chiều cao của hàng
Cách sửa đổi chiều cao hàng
Định vị con trỏ trên row line để con trỏ trở thành double arrow.
Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều cao hàng.
Thả chuột ra. Chiều cao của hàng được chọn sẽ được thay đổi.
Cách sửa đổi tất cả các hàng hoặc cột
Thay vì thay đổi kích thước hàng và cột riêng lẻ, bạn có thể sửa đổi chiều cao và chiều rộng của mỗi hàng và cột cùng một lúc. Phương pháp này cho phép bạn đặt kích thước chuẩn cho mỗi hàng và cột trong bảng tính của bạn.
Trong ví dụ mình sẽ đặt lại chiều cao của hàng nhé.
Xác định vị trí và nhấp vào nút Select All ngay bên dưới hộp tên để chọn mọi ô trong bảng tính.
Đặt chuột trên một tiêu đề hàng để con trỏ trở thành 2 mũi tên
Nhấp và kéo chuột để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, sau đó nhả chuột khi bạn hài lòng. Chiều cao hàng sẽ được thay đổi cho toàn bộ bảng tính.
Chèn, xóa, di chuyển và ẩn hàng, cột
Sau khi bạn đã làm việc với bảng tính một thời gian, bạn có thể thấy rằng bạn muốn insert new (thêm mới) các cột hoặc hàng, delete (xóa) các hàng hoặc cột nhất định, move (di chuyển) chúng đến một vị trí khác trong bảng tính hoặc thậm chí hide (ẩn) chúng.
Để chèn hàng
Chọn tiêu đề hàng bên dưới nơi bạn muốn hàng mới xuất hiện. Trong ví dụ của Vũ i Tờ’s Blog, mình muốn chèn một hàng giữa các hàng 4 và 5, vì vậy mình sẽ chọn hàng 5.
Nhấp vào lệnh Insert trên tab Home .
Hàng mới sẽ xuất hiện phía trên hàng đã chọn.
Khi chèn các hàng, cột hoặc ô mới, bạn sẽ thấy paintbrush icon (biểu tượng cái cọ) bên cạnh các ô được chèn. Nút này cho phép bạn chọn cách Excel định dạng các ô này.
Theo mặc định, các định dạng Excel đã chèn các hàng có cùng định dạng với các ô trong hàng ở trên. Để truy cập nhiều tùy chọn hơn, hãy di chuột qua biểu tượng, sau đó nhấp vào mũi tên thả xuống
Để chèn cột
Chọn tiêu đề cột ở bên phải nơi bạn muốn cột mới xuất hiện. Ví dụ: nếu bạn muốn chèn một cột giữa các cột D và E, hãy chọn cột E.
Nhấp vào lệnh Insert trên tab Home.
Cột mới sẽ xuất hiện ở bên trái của cột được chọn.
Khi chèn hàng và cột, hãy đảm bảo bạn chọn toàn bộ hàng hoặc cột bằng cách nhấp vào tiêu đề cột. Nếu bạn chỉ chọn một ô trong hàng hoặc cột, lệnh Insert sẽ chỉ chèn một ô mới.
Vũ i tờ’s Blog
Để xóa một hàng hoặc cột
Thật dễ dàng để xóa một hàng hoặc cột mà bạn không còn cần nữa. Trong ví dụ mình sẽ xóa một hàng, nhưng bạn có thể xóa một cột theo cùng một cách.
Chọn hàng bạn muốn xóa. Trong ví dụ mình sẽ chọn hàng 9.
Nhấp vào lệnh Delete trên tab Home .
Hàng được chọn sẽ bị xóa hoàn toàn. Trong ví dụ hàng 10 đã di chuyển lên, vì vậy bây giờ nó là hàng 9.
Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa xóa một hàng hoặc cột và chỉ xóa nội dung của hàng và cột. Nếu bạn muốn xóa nội dung khỏi một hàng hoặc cột mà không thay đổi các thành phần khác, thì bạn chỉ cần chọn cột hoặc hàng, sau đó phải chuột chọn Clear Contents từ menu thả xuống.
Để di chuyển một hàng hoặc cột
Đôi khi bạn có thể muốn move (di chuyển) một cột hoặc hàng để sắp xếp lại nội dung của bảng tính của bạn. Trong ví dụ mình sẽ di chuyển một cột, nhưng bạn có thể di chuyển một hàng theo cùng một cách.
Chọn tiêu đề cột bạn muốn di chuyển.
Nhấp vào lệnh Cut trên tab Home hoặc nhấn Ctrl + X trên bàn phím của bạn.
Chọn tiêu đề cột ở bên phải nơi bạn muốn di chuyển cột. Ví dụ: nếu bạn muốn di chuyển một cột giữa các cột E và F, hãy chọn cột F.
Bấm vào lệnh Insert trên tab Home, sau đó chọn Insert Cut Cells từ menu thả xuống.
Cột sẽ được di chuyển đến vị trí đã chọn và các cột xung quanh nó sẽ dịch chuyển đẩy lùi ra sau.
Bạn cũng có thể truy cập các lệnh Cut và Insert bằng cách nhấp chuột phải và chọn các lệnh mong muốn từ menu thả xuống.
Để ẩn và bỏ ẩn một hàng hoặc cột
Đôi khi, bạn có thể muốn so sánh các hàng hoặc cột nhất định mà không thay đổi trật tự sắp xếp của mình. Để làm điều này, Excel cho phép bạn hide (ẩn) các hàng và cột khi cần thiết.
Trong ví dụ của Vũ i Tờ’s blog mình sẽ ẩn một vài cột, nhưng bạn có thể ẩn các hàng theo cùng một cách.
Chọn cột bạn muốn hide (ẩn), nhấp chuột phải, sau đó chọn Hide (ẩn) từ menu formatting. Trong ví dụ mình sẽ ẩn các cột C, D và E.
Các cột sẽ được ẩn. Để ý cái dòng kẻ màu xanh cho biết vị trí của các cột ẩn.
Để unhide (hiện lại) các cột, chọn các cột ở cả 2 phía của các cột bị ẩn. Trong ví dụ mình sẽ chọn cột B và F. Sau đó nhấp chuột phải và chọn Unhide từ menu formatting
Các cột ẩn sẽ xuất hiện trở lại.
Wrap the text và merge (hợp nhất) các ô
Bất cứ khi nào bạn có quá nhiều nội dung ô được hiển thị trong một ô, bạn có thể quyết định wrap the text (cuộn nội dung xuống dưới) hoặc merge (gộp) ô thay vì thay đổi kích thước một cột.
Wrap the text: văn bản sẽ tự động sửa đổi chiều cao của một ô, cho phép hiển thị nội dung của ô trên nhiều vòng.
Merge: cho phép bạn kết hợp một ô với các ô trống liền kề để tạo ra một ô bự hơn
Để Wrap the text các ô
Chọn các ô bạn muốn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn các ô trong cột C.
Nhấp vào lệnh Wrap Text trên tab Home.
Văn bản trong các ô đã chọn sẽ được cuộn xuống nếu dài hơn chiều rộng ô
Nhấp vào lệnh Wrap Text một lần nữa để unwrap văn bản.
Để hợp nhất các ô bằng lệnh
Chọn các ô bạn muốn hợp nhất. Trong ví dụ mình sẽ chọn A1:F1.
Nhấp vào lệnh Merge & Center trên tab Home. Trong ví dụ mình sẽ chọn phạm vi ô A1: F1
Các ô được chọn sẽ được merged (gộp) và văn bản sẽ được căn giữa
Cách sử dụng thêm các tùy chọn Merge khác
Nếu bạn nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh lệnh Merge & Center trên tab Home, menu thả xuống Merge sẽ xuất hiện.
Từ đây, bạn có thể chọn:
- Merge & Center: hợp nhất các ô đã chọn vào một ô văn bản
- Merge Across: hợp nhất các ô đã chọn thành các ô lớn hơn trong khi tách riêng từng hàng
- Merge Cells: hợp nhất các ô đã chọn vào một ô nhưng không căn giữavăn bản
- Unmerge Cells: Bỏ gộp các ô
Chú ý cẩn thận khi sử dụng tính năng này. Nếu bạn hợp nhất nhiều ô chứa tất cả dữ liệu, Excel sẽ chỉ giữ lại nội dung của ô trên bên trái và loại bỏ mọi thứ khác.
Vũ i Tờ’s Blog
Center Across Selection
Việc hợp nhất có thể hữu ích cho việc sắp xếp dữ liệu của bạn, nhưng nó cũng có thể tạo ra các vấn đề sau này. Ví dụ, có thể khó di chuyển, sao chép và dán nội dung từ các ô được hợp nhất.
Một lựa chọn tốt để hợp nhất là Center Across Selection, nó tạo ra kết quả tương tự mà không thực sự kết hợp các ô.
Chọn phạm vi ô mong muốn. Trong ví dụ mình sẽ chọn A1: F1.
Lưu ý: Nếu bạn đã hợp nhất các ô này, bạn nên unmerge chúng trước khi tiếp tục bước 2.
Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Alignment trên tab Home.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn menu thả xuống Horizontal , chọn Center Across Selection, sau đó bấm OK.
Nội dung sẽ được tập trung trên phạm vi ô đã chọn. Như bạn có thể thấy, điều này tạo ra kết quả tương tự như hợp nhất, nhưng nó bảo tồn từng ô trong A1: F1.
Luyện tập Các thao tác với hàng và cột trong Excel 2016
Mở bảng tính mới và làm theo thứ tự
- Căn chỉnh chiều rộng tự động cho toàn bộ bảng tính
- Sửa đổi chiều cao hàng cho các hàng từ 3 đến 14 đến 22.5 (30 pixels).
- Delete hàng 10.
- Insert một cột vào bên trái của cột C. Nhập SECONDARY CONTACT vào ô C2.
- Đảm bảo ô C2 vẫn được chọn và chọn Wrap Text.
- Gộp các ô từ A1: F1.
- Hide các cột Billing Address và Phone.
Khi bạn hoàn thành, sổ làm việc của bạn sẽ trông giống như thế này:
Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bài học Các thao tác với hàng và cột trong Excel 2016 rồi. Các thao này trông có vẻ đơn giản nhưng kỳ thực nó rất quan trọng cho những người mới bắt đầu nhé. Bạn cứ kiên nhẫn luyện tập thành thạo nó sẽ rất hữu ích sau này.
LỜI KẾT
[Học vui mỗi ngày – học tin học văn phòng online] chuyên mục tổng hợp các bài viết hướng dẫn về bộ công cụ Microsoft Office sẽ giúp các bạn bổ sung kỹ năng vi tính và đủ tự tin làm việc mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Nếu bạn có thắc mắc hoặc ý kiến đóng ghóp cho bài viết đừng ngại đặt câu hỏi cho Vũ i Tờ ‘s Blog bằng cách để lại comment bên dưới nha. Cám ơn các bạn rất nhiều !!!
Bài cùng chuyên mục:
Bạn sẽ là người bình luận đầu tiên