Bài học hôm nay trong seri tin học văn phòng với Excel 2016 sẽ là cách tạo mới một cửa sổ làm việc, hay còn gọi là workbook trong excel như thế nào nhé. Bài viết cực kỳ đơn giản và dễ hiểu. Đọc phát ăn ngay nên các bạn đừng lo lắng nhé.
Các tệp file Excel còn được gọi là workbooks. Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một file mới trong Excel, bạn sẽ cần phải tạo mới một workbook. Có một số cách để bắt đầu làm việc với Excel. ví dụ như tạo mới (blank workbook), dùng 1 file thiết kế mẫu (template) hoặc là mở file cũ (existing workbook)
Xem thêm: seri tin học văn phòng với Work 2016
Ok. Giờ bắt đầu nhé.
Để tạo mới 1 file excel (blank workbook)
Chọn tab File. Backstage view sẽ xuất hiện.
Lựa chọn New, sau đó nhấp vào Blank workbook.
Một cửa sổ workbook mới sẽ xuất hiện.
Để mở một Workbook (file excel) cũ:
Ngoài việc tạo mới workbooks, bạn thường sẽ cần phải mở một workbook đã được lưu trước đó. Để tìm hiểu thêm về lưu một workbooks, bạn đọc thêm về cách để Saving and Sharing Workbooks nhé. Cũng trong seri tin học văn phòng với Excel luôn.
Mở Backstage view, sau đó nhấp vào Open.
Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse, tìm đến đường dẫn nơi bạn chứa file lưu nhé
Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Xác định vị trí và chọn workbook của bạn, sau đó nhấp vào nút Open.
Nếu bạn đã từng mở workbook gần đây, bạn có thể kiểm tra Recent Workbooks để mở lại các file workbooks đó nhé.
Để ghim một workbook:
Nếu bạn thường xuyên làm việc với một file workbook, bạn có thể muốn ghim file đó lên đầu để dễ tìm kiếm và mở ra dùng nhanh hơn.
Mở Backstage view, sau đó nhấp vào Open. Chọn Recent và các file excel được mở gần nhất của bạn sẽ xuất hiện.
Di chuột qua workbook bạn muốn ghim. Một biểu tượng pushpin sẽ xuất hiện bên cạnh workbook. Nhấn vào biểu tượng pushpin đó.
Để unpin một workbook, chỉ cần nhấp vào biểu tượng đinh ghim một lần nữa.
Sử dụng templates (khuôn mẫu có sẵn)
Một template là một khuôn mẫu file excel mà bạn có thể sử dụng để tạo mới workbook nhanh chóng. Templates thường bao gồm các định dạng làm sẵn và công thức, vì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một công việc mới.
Để tạo ra một workbook mới từ một template:
Nhấn vào tab File truy cập vào Backstage view.
Lựa chọn New. Một số templates sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn Blank workbook
Chọn một template để xem trước nó.
Một bản xem trước của template sẽ xuất hiện, cùng với hướng dẫn làm thế nào để sử dụng template
Nhấp chuột Create để sử dụng template đã chọn
Một workbook mới sẽ xuất hiện với các khuôn mẫu đúng như những gì mình đã chọn ban nãy.
Bạn cũng có thể duyệt templates theo category (loại) hoặc sử dụng search bar để tìm một template cụ thể hơn.
Điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả templates được tạo bởi Microsoft. Nhiều templates được tạo bởi các nhà cung cấp bên thứ ba và thậm chí cả người dùng cá nhân, vì vậy một số templates có thể hoạt động tốt hơn các templates khác.
Chế độ tương thích ngược
Đôi khi bạn có thể cần phải làm việc với workbooks đã được tạo trong các phiên bản Microsoft Excel trước đó, chẳng hạn như Excel 2003 hoặc Excel 2000. Khi bạn mở các loại workbooks này, chúng sẽ xuất hiện trong Compatibility Mode.
Chế độ tương thích sẽ vô hiệu hóa một số tính năng nhất định, vì vậy bạn sẽ chỉ có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình được sử dụng để tạo workbook.
Ví dụ: nếu bạn mở một workbook được tạo trong Excel 2003, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh được hỗ trợ trong Excel 2003.
Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy rằng workbook ở Compatibility Mode, được chỉ định ở trên cùng của cửa sổ ở bên phải của tên tệp.
Điều này sẽ vô hiệu hóa một số tính năng của Excel 2016 và chúng sẽ có màu xám trên Ribbon.
Để thoát Compatibility Mode, bạn sẽ cần phải chuyển các workbook cũ thành file phù hợp với phiên bản hiện tại (excel 2016). Tuy nhiên, nếu bạn cộng tác với những người khác chỉ có quyền truy cập vào phiên bản Excel cũ, tốt nhất bạn nên rời khỏi workbook trong Compatibility Mode để các định dạng sẽ không bị thay đổi.
Để convert một workbook cũ sang phiên bản 2016
Nếu bạn muốn truy cập vào tất cả các tính năng của Excel 2016, bạn có thể convert các workbook sang định dạng tệp 2016.
Lưu ý rằng việc chuyển đổi tệp có thể gây ra một số thay đổi đối với giao diện trình bày của workbook cũ
Nhấn vào tab File, truy cập vào Backstage view.
Chọn Info, chọn lệnh Convert
Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn nơi bạn muốn lưu workbook, nhập tên file cho workbook, và bấm vào Save.
Các workbook sẽ được chuyển đổi sang loại tệp mới nhất (phiên bản excel 2016)
Vậy là chúng ta đã làm quen với các thao tác căn bản mở, tạo một file excel mới. Bên cạnh đó là cách để ghim 1 file excel để thuận tiện cho việc mở file. Rất đơn giản phải không nào.
Nếu bạn có câu hỏi nào cho Vũ i Tờ Blog? hoặc muốn chia sẽ thêm kinh nghiệm trong bài tin học văn phòng với Excel đến mọi người. Bạn để ý kiến ở box comment bên dưới nha.
Bài cùng chuyên mục:
Bạn sẽ là người bình luận đầu tiên