Dùng Mail Merge trong Outlook 2016 gửi mail hàng loạt

Trong quá trình làm việc, rất nhiều phòng ban đã hỏi tôi cách để gửi email hàng loạt cho khách hàng. Vì vậy tôi đã thực hiện bài viết hướng dẫn dùng Mail Merge trong Outlook 2016 để gửi thư đồng loạt đến một nhóm đối tượng cụ thể.

Xem thêm: hướng dẫn cài đặt Teamviewer để hỗ trợ từ xa

Tình huống thực tế

Vào một ngày đẹp trời, anh sếp đẹp trai gặp bạn và nói. Cuối năm rồi, em gửi email cho tất cả khách hàng cám ơn vì năm vừa qua đã sử dụng sản phẩm của công ty. Chúc khách hàng có một năm mới an khang thịnh vượng và hy vọng hợp tác lâu dài.

Câu chuyện sẽ không có gì nếu công ty không có danh sách 1000 khách hàng. Và trong mỗi email gửi đi, bạn phải điền tên khách hàng, chức vụ, loại hình dịch vụ khách hàng sử dụng. Soạn 1000 email như thế thì đó là một câu chuyện khác.

Chức năng Mail Merge trong Outlook 2016 sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Các bước chuẩn bị

• Một file word chứa nội dung gửi email
• Một file excel chứa thông tin khách hàng
• Và một Microsoft Outlook đã cài đặt tài khoản và nhận gửi bình thường

Ví dụ như sau:

Chú ý: những chữ được bỏ ngoặc tròn là nội dung sẽ thay đổi khi gửi Mail

Chú ý: dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột nhé. Bắt buộc phải có

Chú ý: phải có tài khoản mail đang hoạt động và được cấu hình chạy rồi nhé. Nếu chưa biết cách cấu hình mời bạn đọc bài cấu hình địa chỉ Gmail lên Outlook 2016 để biết nha.

Các bước thực hiện Mail Merge trong Outlook 2016

Bước 1: Soạn nội dung email và trỏ nguồn dữ liệu

Mở file word đã chuẩn bị. Vào tab Maillings

Chọn Start Mail Merge

Chọn E-Mail Messages

Chọn Select Recipients

Chọn Use an Exiting List

Chọn đường dẫn đến file thông tin khách hàng

Chọn OK để đồng ý sheet đầu tiên trong bảng thông tin khách hàng là nơi lấy dữ liệu

Chú ý: stick vào mục “first row of data contains column headers”. Quan trọng nhé

Bước 2: đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung

Tô chọn nội dung muốn thay đổi

Chọn Insert Merge Field –> chọn tiêu đề cột chứa nội dung

Bước 3: Match Fields

Bước này không quan trọng lắm, chủ yếu kiểm tra cột email sẽ được dùng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook nhé.

Bước 4: kiểm tra nội dung trước khi gửi

Chọn Preview Results

Bạn có thể bấm vào các mũi tên qua lại để kiểm tra chín xác dữ liệu nhé

Bước 5: hoàn thành và gửi

Chọn Finish & Merge

• Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những cá nhân đặc biệt
• Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
• Sen email messages… Gửi mail hàng loạt (chọn cái này nhé)

Thông tin Merge email:

• To: dùng cột email lấy ra địa chỉ email
• Subject line: tiêu đề thư
• Mail format:
  • html: gửi mail dạng này thì định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái (chọn nhé)
  • plain text: mail ko có định dạng

Bấm OK để bắt đầu gửi

Kiểm tra thành quả

Mở outlook 2016 –> Kiểm tra thư trong mục Sent Mail

Tada: ngạc nhiên chưa, mail đã tự động gửi hết rồi

Đăng nhập Gmail để kiểm tra.

Như vậy là mình đã hướng dẫn xong cách gửi mail hàng loạt sử dụng Mail Merge trong Outlook 2016. Cũng đơn giản mà phải không nào.

Chúc các bạn thành công !!!

Bài cùng chuyên mục:

• Các thao tác xử lý văn bản trong Word 2016
• Hướng dẫn lưu và thay đổi định dạng tập tin trong Word 2016
• Định dạng văn bản trong Word 2016
• Hướng dẫn cách mở và tạo tài liệu mới trong Word 2016
• Tin học văn phòng với Excel 2016 – Cách mở và tạo Workbooks mới
• Tự học tin học văn phòng online với PowerPoint 2016
• Tự học tin học văn phòng online với Excel 2016
• Tự học tin học văn phòng online với Word 2016