Công cụ sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Bất cứ khi nào bạn tạo một bảng tính mới trong Excel, bạn sẽ cần biết cách sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016 để truy cập và chỉnh sửa nó sau này. Cũng như các phiên bản Excel trước, bạn có thể lưu tập tin excel vào máy tính của mình. Ngoài ra, Excel 2016 cũng cho phép bạn lưu bảng tính làm việc vào cloud bằng OneDrive. Bạn cũng có thể export và share bảng tính với những người khác từ Excel.

Trước khi bắt đầu bài viết nếu bạn chưa biết gì về phần mềm Microsoft Excel 2016 bạn có thể tham khảo lại bài viết Tự học tin học văn phòng online với Excel 2016 để biết nó là gì.

Tiếp theo là cách tạo bảng tính đầu tiên trong excel như thế nào qua bài viết Tin học văn phòng với Excel 2016 – Cách mở và tạo Workbooks mới

Ok. Giờ thì bạn đã sẵn sàng để bắt đầu bài viết rồi nhé.

Bài phổ biến xem nhiều:

Bây giờ, bạn hãy cùng với Vũ i Tờ 's blog tìm hiểu nội dung trong bài viết nhé!

Giới thiệu về OneDrive

Bất cứ khi nào bạn mở hoặc lưu bảng tính, bạn sẽ có tùy chọn sử dụng OneDrive. Đây là dịch vụ lưu trữ tập tin trực tuyến chỉ có trong tài khoản Microsoft của bạn.

Để bật tùy chọn này, bạn sẽ cần đăng nhập vào Microsoft Office. Để tìm hiểu thêm, hãy truy cập bài học của Vũ i Tờ’s Blog về OneDrive nhé

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Sự khác nhau giữa Save và Save As

Excel cung cấp hai cách để lưu tập tin: SaveSave As. Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự, với một vài khác biệt quan trọng:

  • Save:
    • Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa một bảng tính, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này hầu hết thời gian khi bạn làm việc với bảng tính
    • Khi bạn lưu tệp, bạn sẽ chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lần đầu tiên. Sau đó, bạn chỉ cần nhấp vào lệnh Save để Save nó với cùng tên và vị trí.
  • Save As:
    • Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của một bảng tính trong khi vẫn giữ bản gốc.
    • Khi bạn sử dụng Save As, bạn sẽ cần chọn một tên mới và vị trí khác cho phiên bản được sao chép.

Để lưu bảng tính làm việc

Điều quan trọng là phải sao lưu bảng tính của bạn bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thay đổi dự án hiện tại.

Sao lưu sớm và thường xuyên có thể ngăn chặn việc mất tập tin. Bạn cũng cần chú ý đến nơi bạn sẽ sao lưu tập tin để có thể dễ dàng tìm thấy sau này.

Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar.

  lệnh Save trên Quick Access Toolbar
lệnh Save trên Quick Access Toolbar

Nếu bạn lưu tệp lần đầu tiên, khung Save As sẽ xuất hiện trong khung Backstage

Sau đó, bạn sẽ cần chọn nơi để lưu tập tin và đặt tên cho nó.

Để lưu bảng tính vào máy tính của bạn, chọn Computer, sau đó bấm Browse. Ngoài ra, bạn có thể bấm vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive của mình.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính

Nhập tên cho bảng tính của bạn, sau đó bấm Save.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Như vậy là bảng tính của bạn đã được lưu. Bạn có thể bấm lại lệnh Save để lưu các thay đổi của bạn khi bạn sửa đổi bảng tính sau này

Bạn cũng có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu bạn muốn lưu một phiên bản khác của bảng tính trong khi vẫn giữ bản gốc. Bạn có thể tạo một bản sao cho nó. 

Ví dụ: nếu bạn có tập tin có tên là Sales Data . Bạn có thể lưu tập tin đó dưới dạng Sales Data 2 để bạn có thể chỉnh sửa tập tin mới và vẫn quay lại phiên bản gốc được nếu cần

Để thực hiện việc này, bạn sẽ nhấp vào lệnh Save As trong khung Backstage. Giống như khi lưu tập tin lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn nơi để lưu tập tin và đặt tên cho tập tin mới

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Để thay đổi vị trí lưu mặc định

Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive, bạn có thể thất vọng vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn thấy bất tiện khi chọn Computer mỗi lần bạn muốn lưu tập tin.

Bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để thay đổi từ OneDrive sang Computer làm mặc định

Nhấp vào tab File để truy cập khung Backstage

6 13

Nhấp vào Options.

mở thuộc tính excel option
mở thuộc tính excel option

Hộp thoại Excel Options sẽ xuất hiện. Chọn Save, bấm chọn hộp bên cạnh “Save to Computer by default“. Sau đó bấm OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016 thay đổi thư mục lưu file mặc định

Tự động phục hồi bản sao lưu

Excel sẽ tự động lưu sổ làm việc của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc với chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc nếu Excel gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng AutoRecover.

Để sử dụng AutoRecover

Khi excel của bạn bị tắt đột ngột, lúc bạn mở lại Excel. Nếu tìm thấy autosaved versions của tập tin bạn đang làm việc, khung Document Recovery sẽ xuất hiện.

Nhấn vào bản sao để mở một tập tin có sẵn. Một bảng tính tương ứng sẽ được phục hồi.

AutoRecover
AutoRecover

Theo mặc định, Excel tự động lưu cứ sau 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa bảng tính dưới 10 phút, Excel có thể không tạo phiên bản lưu tự động.

Nếu bạn không thấy tệp bạn cần, bạn có thể duyệt tất cả các tệp được lưu tự động từ khung Backstage. Chỉ cần chọn thẻ File, bấm Manage Versions, sau đó chọn “Recover Unsaved Workbooks“.

Vũ i Tờ ‘s blog
Recover Unsaved Workbooks
Recover Unsaved Workbooks

Xuất bảng tính làm việc sang định dạng khác

Theo mặc định, bảng tính Excel được lưu trong loại tệp .xlsx. Tuy nhiên, có thể đôi khi bạn cần sử dụng một định dạng khác. Chẳng hạn như PDF hoặc Excel 97-2003 workbook.

Thật dễ dàng để export sổ làm việc của bạn từ Excel sang nhiều loại tập tin khác nhau.

Để xuất sổ làm việc dưới dạng tệp PDF:

Xuất bảng tính của bạn dưới dạng Adobe Acrobat document, thường được gọi là file PDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ bảng tính với người không có Excel.

Một bản PDF sẽ giúp người nhận có thể xem nhưng không chỉnh sửa nội dung bảng tính của bạn

Nhấp vào tab File để truy cập khung Backstage view.

Bấm Export, sau đó chọn Create PDF/XPS.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016 lệnh export
tạo file PDF từ bảng tính

Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí nơi bạn muốn xuất bảng tính, nhập tên tập tin, sau đó bấm Publish.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016 đặt tên file pdf

Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất bảng tính đang làm việc. Thế nên nếu bạn có nhiều bảng tính và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một tệp PDF,

Hãy bấm Options trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook, sau đó bấm OK.

xuất cùng lúc nhiều bảng tính sang pdf
xuất cùng lúc nhiều bảng tính sang pdf

Bất cứ khi nào bạn xuất bảng tính dưới dạng PDF, bạn cũng cần xem xét dữ liệu sổ làm việc của mình sẽ xuất hiện như thế nào trên mỗi trang của PDF, giống như khi in bảng tính.

Hãy truy cập bài học In ấn và Dàn trang trong Excel 2016 của Vũ i Tờ’s blog để tìm hiểu thêm về những gì cần xem xét trước khi xuất bảng tính dưới dạng PDF nhé.

Để xuất sổ làm việc sang các loại tệp khác

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi xuất bảng tính của mình sang các loại tập tin khác. Chẳng hạn như Excel 97-2003 workbook. Nếu bạn cần chia sẻ với mọi người bằng phiên bản Excel cũ hơn hoặc tập tin .CSV hay như bạn cần bản plain-text cho bảng tính của bạn

Nhấp vào tab File để truy cập khung Backstage view.

Bấm Export, sau đó chọn Change File Type.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Chọn một định dạng tập tin bạn muốn, sau đó nhấp vào Save As.

16 8

Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí để lưu tập tin, nhập tên tập tin sau đó bấm Save.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống Save as type: trong hộp thoại Save As để lưu bảng tính của mình bằng định dạng tập tin khác

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Excel giúp bạn dễ dàng chia sẻ bảng tinh làm việc bằng OneDrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ một bảng tính với ai đó bạn có thể gửi nó dưới dạng tập tin đính kèm email.

Mặc dù thuận tiện, hệ thống này cũng tạo ra rất nhiều phiên bản khác nhau của cùng một tập tin, việc này có thể khiến bạn khó sắp xếp bảng tính làm việc của bạn.

Khi bạn chia sẻ sổ làm việc từ Excel, bạn thực sự cấp cho người khác quyền truy cập vào cùng một tập tin bảng tính. 

Điều này cho phép bạn và những người bạn chia sẻ cùng một phiên bản bảng tính mà không phải lo lắng nó sẽ tạo ra nhiều phiên bản khác nhau.

Để chia sẻ sổ làm việc, trước tiên, nó phải được lưu trữ trên OneDrive.

Để chia sẻ một làm việc:

Nhấp vào tab File để truy cập khung Backstage view, sau đó nhấp vào Share.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016

Cửa sổ Share sẽ xuất hiện. Nếu bạn chưa làm như vậy, bạn sẽ được nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive. Lưu ý rằng bạn có thể cần điều hướng quay lại ngăn Chia sẻ sau khi lưu.

sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016 lên onedriver

Trên khung Share, nếu tài liệu của bạn được lưu vào OneDrive, hãy bấm nút “Share with People” 

phân quyền sử dụng bảng tính cho các thành viên 1

Excel 2016 sẽ trở về chế độ xem bình thường và mở bảng Share ở bên phải cửa sổ. Từ đây, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của mình.

Xem danh sách những người có quyền truy cập vào tài liệu và phân quyền cho họ có thể chỉnh sửa hay chỉ được xem tài liệu.

phân quyền sử dụng bảng tính cho các thành viên
phân quyền sử dụng bảng tính cho các thành viên

Ok, vậy là bạn đã cùng Vũ i Tờ’s Blog hoàn thanh bài học sao lưu và chia sẻ Workbooks trong Excel 2016 rồi. Cũng đơn giản mà phải không nào. Hẹn gặp lại các bạn ở bài học tiếp theo nhé.

LỜI KẾT

[Học vui mỗi ngày – học tin học văn phòng online] chuyên mục tổng hợp các bài viết hướng dẫn về bộ công cụ Microsoft Office sẽ giúp các bạn bổ sung kỹ năng vi tính và đủ tự tin làm việc mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Nếu bạn có thắc mắc hoặc ý kiến đóng ghóp cho bài viết đừng ngại đặt câu hỏi cho Vũ i Tờ ‘s Blog bằng cách để lại comment bên dưới nha. Cám ơn các bạn rất nhiều !!!

Bài cùng chuyên mục:

Quảng cáo đặt ở đây

Bạn sẽ là người bình luận đầu tiên

Để lại bình luận

(Địa chỉ email của bạn sẽ được bảo mật, không hiện ra)


*