Bất cứ khi nào bạn tạo một bản trình bày mới trong PowerPoint, bạn sẽ cần biết cách lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 để truy cập và chỉnh sửa nó sau này. Cũng như các phiên bản trước của PowerPoint, bạn có thể lưu tệp vào máy tính của mình.
Ngoài ra, nếu bạn thích, bạn cũng có thể lưu tệp vào OneDrive. Bạn thậm chí có thể xuất bản nó và chia sẻ các bài thuyết trình trực tiếp từ PowerPoint.
Tuy nhiên, trước khi bắt đầu với bài học này. Bạn nên tham khảo các bài học trước để không bị bỡ ngỡ với các thao tác trong trình chiếu nhé.
Tham khảo các bài viết Microsoft PowerPoint 2016 ở các phần trước:
- Bài 1: Tự học tin học văn phòng online với PowerPoint 2016
- Bài 2: Khái niệm cơ bản về slide cho Powerpoint 2016
- Bài 3: Tin học văn phòng với PowerPoint 2016|Các thao tác xử lý đối tượng văn bản
Bây giờ, bạn hãy cùng với Vũ i Tờ 's blog tìm hiểu nội dung trong bài viết nhé!
Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016
Tìm hiểu về Save và Save As
PowerPoint cung cấp hai cách để lưu tệp: Save và Save As. Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự, với một vài khác biệt quan trọng.
Save:
- Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa bản trình chiếu, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của mình.
- Bạn sẽ sử dụng lệnh này ở phần lớn thời gian.
- Khi bạn lưu tệp, bạn sẽ chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lưu cho lần đầu tiên.
- Sau đó, bạn có thể chỉ cần nhấp vào lệnh Save (Lưu) để lưu nó với cùng tên và vị trí cũ
Save As:
- Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của một bài thuyết trình trong khi vẫn giữ bản gốc.
- Khi bạn sử dụng Save As, bạn sẽ cần chọn một tên hoặc một vị trí khác cho phiên bản được sao chép.
Giới thiệu về OneDrive
Hầu hết các công cụ trong Microsoft Office, bao gồm cả PowerPoint, đều hướng đến việc lưu và chia sẻ tài liệu online. Điều này được thực hiện với OneDrive, đó là một không gian lưu trữ trực tuyến cho các tài liệu và tập tin của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo bạn đã đăng nhập vào PowerPoint bằng tài khoản Microsoft của mình. Xem lại bài học về Understanding OneDrive để tìm hiểu thêm.
Thao tác Save và Save As
Có một điều rất quan trọng khi bạn làm việc với Powerpoint 2016. Đó là bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thay đổi dự án hiện có. Bạn nên Save (lưu) bản trình chiếu sớm và thường xuyên nếu bạn không muốn mọi thành quả của bạn mất sạch. Ví dụ khi điện cúp đột ngột.
Việc tiếp theo bạn cần quan tâm đó là vị trí đặt file lưu của bạn ở đâu trên máy tính để tiện tìm kiếm sau này.
Các bước thực hiện lệnh Save
Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy xuất nhanh).
Nếu bạn đang lưu tệp lần đầu tiên, khung Save As sẽ xuất hiện trong cửa sổ Backstage view.
Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi để đặt các tập tin và cung cấp cho nó một cái tên gợi nhớ.
Nhấp chuột Browse để chọn một vị trí trên máy tính của bạn. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive
Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí nơi bạn muốn lưu bản trình bày.
Nhập tên file trình chiếu của bạn, sau đó nhấp vào Save.
Bài thuyết trình sẽ được sao lưu. Bạn có thể nhấp vào lệnh Save một lần nữa để lưu các thay đổi của bạn sau này nếu muốn
Bạn cũng có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.
Sử dụng Save As để tạo một bản sao của tập tin cũ
Nếu bạn muốn lưu một phiên bản khác của bản trình chiếu trong khi vẫn muốn giữ bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao.
Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tên Client Presentation bạn có thể lưu nó dưới dạng Client Presentation 2 sau đó bạn sẽ có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn quay lại phiên bản gốc khi cần.
Để làm điều này, bạn sẽ nhấp vào lệnh Save As trong cửa sổ Backstage view. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn nơi bạn sẽ lưu các tập tin và cung cấp cho nó một cái tên mới.
Để thay đổi vị trí lưu mặc định khi lưu
Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive , bạn có thể thất vọng vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn thấy điều này bất tiện, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định này.
Nhấp vào tab File để truy cập cửa sổ Backstage view.
Nhấp chuột Options.
Hộp thoại PowerPoint Options sẽ xuất hiện. Lựa chọn Save, đánh dấu vào hộp kế bên “Save to Computer by default“, sau đó nhấp vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi. (nó sẽ lưu vào thư mục Document trên ổ C nhé – tất nhiên bạn có thể thay đổi nếu muốn).
Sử dụng chức năng AutoRecover
PowerPoint tự động lưu bản thuyết trình của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc với chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi hoặc nếu PowerPoint gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng lệnh AutoRecover.
Để sử dụng chức năng AutoRecover
Khi bạn mở PowerPoint lại. Nếu autosaved versions (phiên bản sao lưu tự động) của một tập tin được tìm thấy, khung Document Recovery sẽ xuất hiện.
Nhấn vào tên tập tin để mở một tập tin có sẵn. Bài thuyết trình cũ sẽ được phục hồi.
Theo mặc định, PowerPoint tự động lưu cứ sau 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa bản trình bày dưới 10 phút, PowerPoint có thể không tạo phiên bản tự động lưu.
Nếu bạn không thấy tệp bạn cần, bạn có thể duyệt tất cả các tệp được lưu tự động từ cửa sổ Backstage view. Chỉ cần chọn tab File. Nhấp chuột vào lệnh Manage Presentation, tiếp đó hãy chọn Recover Unsaved Presentations.
Xuất bản tập tin thuyết trình
Theo mặc định, bản thuyết trình PowerPoint được lưu trong loại tệp .pptx . Tuy nhiên, có thể đôi khi bạn cần sử dụng một loại định dạng khác, chẳng hạn như PDF hoặc PowerPoint 97-2003 chẳng hạn.
Thật dễ dàng để xuất bản file thuyết trình của bạn từ PowerPoint sang nhiều loại định dạng tập tin khác nhau
- PDF: Lưu bản thuyết trình dưới dạng tài liệu PDF thay vì dạng file PowerPoint.
- Video: Lưu bản trình bày dưới dạng video.
- Package cho CD: Lưu bản trình bày trong một thư mục cùng với Microsoft PowerPoint Viewer, đây trình phát trình chiếu đặc biệt mà bất kỳ ai cũng có thể tải xuống và xem mà không cần phải cài đặt powerpoint
- Handouts: In một phiên bản tóm tắt các slide của bạn.
- Other file type: Lưu trong các loại tệp khác, bao gồm PNG và PowerPoint 97-2003
Để xuất bản thuyết trình
Trong ví dụ của Vũ i tờ’s Blog, mình sẽ lưu bản trình bày dưới dạng file PowerPoint 97-2003.
Nhấp vào tab File để truy cập cửa sổ Backstage view.
Nhấp chuột Export, sau đó chọn tùy chọn mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Change File Type.
Chọn một định dạng file bạn mong muốn, sau đó nhấp vào Save As.
Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí nơi bạn muốn xuất bản trình chiếu, nhập tên gợi nhớ, sau đó nhấp vào Save.
Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống Save as type trong hộp thoại Save As để lưu bản trình bày trong nhiều loại tệp.
Hãy cẩn thận để chọn một loại tệp mà người khác có thể mở được
Chia sẻ bài thuyết trình Powerpoint
PowerPoint giúp dễ dàng chia sẻ các bài thuyết trình bằng OneDrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ một tệp với ai đó bạn có thể gửi nó dưới dạng tệp đính kèm email.
Tuy nhiên, nó có chút bất tiện, đó là bạn sẽ có nhiều phiên bản khác nhau của file đó. Điều này khiến bạn khó quản lý và sắp xếp file nào trước, file nào sau. Vì vậy Chia sẻ bản thuyết trình là một giải pháp hay giúp loại bỏ điều đó
Khi bạn chia sẻ bản trình bày từ PowerPoint, bạn thực sự cấp cho người khác quyền truy cập vào chính xác file Powerpoint bạn đang làm việc. Điều này cho phép bạn và những người khác chỉnh sửa trên cùng một file mà không cần quan tâm có quá nhiều phiên bản khác.
Để chia sẻ một bài thuyết trình, trước tiên nó phải được lưu trên OneDrive.
Để chia sẻ một bài thuyết trình
Nhấp vào File tab để truy cập cửa sổ Backstage view, sau đó nhấp vào Share.
Khung Share sẽ xuất hiện.
Nhấp vào các nút trong tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về các cách khác nhau để chia sẻ bản thuyết trình.
- share with people: chia sẻ với người khác (yêu cầu phải sử dụng onedrive và tài khoản Microsoft)
- email: gửi file thuyết trình qua email
- present online: kết nối để trình bày online
Luyện tập lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016
Mở một file powerpoint bất kỳ
- Sử dụng Save As để tạo một bản sao của bản trình bày.
- Đặt tên cho bản sao mới
- Bạn có thể lưu nó vào một thư mục trên máy tính hoặc vào OneDrive của bạn.
- Export (xuất bản) bản trình bày dưới dạng file PDF.
Ok, vậy là bạn đã học xong bài “Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016” trong chuyên mục tự học tin học văn phòng với Microsoft Powerpoint 2016 rồi đó. Cũng không quá khó phải không nào. Các bạn cứ chăm chỉ theo dõi bài học trên website vuimoingay.vn để bổ sung kiến thức nhé. Hẹn gặp lại các bạn ở các bài học sau.
LỜI KẾT
[Học vui mỗi ngày – học tin học văn phòng online] chuyên mục tổng hợp các bài viết hướng dẫn về bộ công cụ Microsoft Office sẽ giúp các bạn bổ sung kỹ năng vi tính và đủ tự tin làm việc mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Nếu bạn có thắc mắc hoặc ý kiến đóng ghóp cho bài viết đừng ngại đặt câu hỏi cho Vũ i Tờ ‘s Blog bằng cách để lại comment bên dưới nha. Cám ơn các bạn rất nhiều !!!
Bài cùng chuyên mục:
- Tin học văn phòng PowerPoint 2016 | Hướng dẫn cách sử dụng Theme tốt nhất
- PowerPoint 2016|Hướng dẫn sử dụng hiệu ứng slide transitions
- Tin học văn phòng với PowerPoint 2016|Các thao tác xử lý đối tượng văn bản
- Khái niệm cơ bản về slide cho Powerpoint 2016
- Hướng dẫn tạo và mở mới một file PowerPoint 2016
- Tự học tin học văn phòng online với PowerPoint 2016
ra tiếp bài đi anh ơi. thanks