Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016

TỰ HỌC TIN HỌC VĂN PHÒNG

Bất cứ khi nào bạn tạo một bản trình bày mới trong PowerPoint, bạn sẽ cần biết cách lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 để truy cập và chỉnh sửa nó sau này. Cũng như các phiên bản trước của PowerPoint, bạn có thể lưu tệp vào máy tính của mình.

Ngoài ra, nếu bạn thích, bạn cũng có thể lưu tệp vào OneDrive. Bạn thậm chí có thể xuất bản nó và chia sẻ các bài thuyết trình trực tiếp từ PowerPoint.

Tuy nhiên, trước khi bắt đầu với bài học này. Bạn nên tham khảo các bài học trước để không bị bỡ ngỡ với các thao tác trong trình chiếu nhé.

Tham khảo các bài viết Microsoft PowerPoint 2016 ở các phần trước:

Bây giờ, bạn hãy cùng với Vũ i Tờ 's blog tìm hiểu nội dung trong bài viết nhé!

Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016

Tìm hiểu về Save và Save As

PowerPoint cung cấp hai cách để lưu tệp: SaveSave As. Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự, với một vài khác biệt quan trọng.

Save:

  • Khi bạn tạo hoặc chỉnh sửa bản trình chiếu, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của mình.
  • Bạn sẽ sử dụng lệnh này ở phần lớn thời gian.
  • Khi bạn lưu tệp, bạn sẽ chỉ cần chọn tên tệp và vị trí lưu cho lần đầu tiên.
  • Sau đó, bạn có thể chỉ cần nhấp vào lệnh Save (Lưu) để lưu nó với cùng tên và vị trí cũ

Save As:

  • Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo một bản sao của một bài thuyết trình trong khi vẫn giữ bản gốc.
  • Khi bạn sử dụng Save As, bạn sẽ cần chọn một tên hoặc một vị trí khác cho phiên bản được sao chép.

Giới thiệu về OneDrive

Hầu hết các công cụ trong Microsoft Office, bao gồm cả PowerPoint, đều hướng đến việc lưu và chia sẻ tài liệu online. Điều này được thực hiện với OneDrive, đó là một không gian lưu trữ trực tuyến cho các tài liệu và tập tin của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo bạn đã đăng nhập vào PowerPoint bằng tài khoản Microsoft của mình. Xem lại bài học về Understanding OneDrive để tìm hiểu thêm.

Thao tác Save và Save As

Có một điều rất quan trọng khi bạn làm việc với Powerpoint 2016. Đó là bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thay đổi dự án hiện có. Bạn nên Save (lưu) bản trình chiếu sớm và thường xuyên nếu bạn không muốn mọi thành quả của bạn mất sạch. Ví dụ khi điện cúp đột ngột.

Việc tiếp theo bạn cần quan tâm đó là vị trí đặt file lưu của bạn ở đâu trên máy tính để tiện tìm kiếm sau này.

Các bước thực hiện lệnh Save

Xác định vị trí và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy xuất nhanh).

Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 - lệnh save

Nếu bạn đang lưu tệp lần đầu tiên, khung Save As sẽ xuất hiện trong cửa sổ Backstage view.

Sau đó, bạn sẽ cần phải chọn nơi để đặt các tập tin và cung cấp cho nó một cái tên gợi nhớ.

Nhấp chuột Browse để chọn một vị trí trên máy tính của bạn. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive

Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí nơi bạn muốn lưu bản trình bày.

Nhập tên file trình chiếu của bạn, sau đó nhấp vào Save.

Bài thuyết trình sẽ được sao lưu. Bạn có thể nhấp vào lệnh Save một lần nữa để lưu các thay đổi của bạn sau này nếu muốn

Bạn cũng có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao của tập tin cũ

Nếu bạn muốn lưu một phiên bản khác của bản trình chiếu trong khi vẫn muốn giữ bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao.

Ví dụ: nếu bạn có một tệp có tên Client Presentation bạn có thể lưu nó dưới dạng Client Presentation 2 sau đó bạn sẽ có thể chỉnh sửa tệp mới và vẫn quay lại phiên bản gốc khi cần.

Để làm điều này, bạn sẽ nhấp vào lệnh Save As trong cửa sổ Backstage view. Giống như khi lưu tệp lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn nơi bạn sẽ lưu các tập tin và cung cấp cho nó một cái tên mới.

Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 - lệnh save as

Để thay đổi vị trí lưu mặc định khi lưu

Nếu bạn không muốn sử dụng OneDrive , bạn có thể thất vọng vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn thấy điều này bất tiện, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định này.

Nhấp vào tab File để truy cập cửa sổ Backstage view.

Nhấp chuột Options.

Hộp thoại PowerPoint Options sẽ xuất hiện. Lựa chọn Save, đánh dấu vào hộp kế bên “Save to Computer by default“, sau đó nhấp vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi. (nó sẽ lưu vào thư mục Document trên ổ C nhé – tất nhiên bạn có thể thay đổi nếu muốn).

Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 - thay đổi vị trí lưu mặc định

Sử dụng chức năng AutoRecover

PowerPoint tự động lưu bản thuyết trình của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc với chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi hoặc nếu PowerPoint gặp sự cố, bạn có thể khôi phục tệp bằng lệnh AutoRecover.

Để sử dụng chức năng AutoRecover

Khi bạn mở PowerPoint lại. Nếu autosaved versions (phiên bản sao lưu tự động) của một tập tin được tìm thấy, khung Document Recovery sẽ xuất hiện.

Nhấn vào tên tập tin để mở một tập tin có sẵn. Bài thuyết trình cũ sẽ được phục hồi.

Theo mặc định, PowerPoint tự động lưu cứ sau 10 phút. Nếu bạn đang chỉnh sửa bản trình bày dưới 10 phút, PowerPoint có thể không tạo phiên bản tự động lưu.

Nếu bạn không thấy tệp bạn cần, bạn có thể duyệt tất cả các tệp được lưu tự động từ cửa sổ Backstage view. Chỉ cần chọn tab File. Nhấp chuột vào lệnh Manage Presentation, tiếp đó hãy chọn Recover Unsaved Presentations.

Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 - chức năng auto recover

Xuất bản tập tin thuyết trình

Theo mặc định, bản thuyết trình PowerPoint được lưu trong loại tệp .pptx . Tuy nhiên, có thể đôi khi bạn cần sử dụng một loại định dạng khác, chẳng hạn như PDF hoặc PowerPoint 97-2003 chẳng hạn.

Thật dễ dàng để xuất bản file thuyết trình của bạn từ PowerPoint sang nhiều loại định dạng tập tin khác nhau

  • PDF: Lưu bản thuyết trình dưới dạng tài liệu PDF thay vì dạng file PowerPoint.
  • Video: Lưu bản trình bày dưới dạng video.
  • Package cho CD: Lưu bản trình bày trong một thư mục cùng với Microsoft PowerPoint Viewer, đây trình phát trình chiếu đặc biệt mà bất kỳ ai cũng có thể tải xuống và xem mà không cần phải cài đặt powerpoint
  • Handouts:  In một phiên bản tóm tắt các slide của bạn.
  • Other file type: Lưu trong các loại tệp khác, bao gồm PNGPowerPoint 97-2003

Để xuất bản thuyết trình

Trong ví dụ của Vũ i tờ’s Blog, mình sẽ lưu bản trình bày dưới dạng file PowerPoint 97-2003.

Nhấp vào tab File để truy cập cửa sổ Backstage view.

Nhấp chuột Export, sau đó chọn tùy chọn mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn Change File Type.

Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 - xuât file trình chiếu

Chọn một định dạng file bạn mong muốn, sau đó nhấp vào Save As.

Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 - lựa chọn các định dạng

Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí nơi bạn muốn xuất bản trình chiếu, nhập tên gợi nhớ, sau đó nhấp vào Save.

Bạn cũng có thể sử dụng menu thả xuống Save as type trong hộp thoại Save As để lưu bản trình bày trong nhiều loại tệp.

Hãy cẩn thận để chọn một loại tệp mà người khác có thể mở được

Chia sẻ bài thuyết trình Powerpoint

PowerPoint giúp dễ dàng chia sẻ các bài thuyết trình bằng OneDrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ một tệp với ai đó bạn có thể gửi nó dưới dạng tệp đính kèm email.

Tuy nhiên, nó có chút bất tiện, đó là bạn sẽ có nhiều phiên bản khác nhau của file đó. Điều này khiến bạn khó quản lý và sắp xếp file nào trước, file nào sau. Vì vậy Chia sẻ bản thuyết trình là một giải pháp hay giúp loại bỏ điều đó

Khi bạn chia sẻ bản trình bày từ PowerPoint, bạn thực sự cấp cho người khác quyền truy cập vào chính xác file Powerpoint bạn đang làm việc. Điều này cho phép bạn và những người khác chỉnh sửa trên cùng một file mà không cần quan tâm có quá nhiều phiên bản khác.

Để chia sẻ một bài thuyết trình, trước tiên nó phải được lưu trên OneDrive.

Để chia sẻ một bài thuyết trình

Nhấp vào File tab để truy cập cửa sổ Backstage view, sau đó nhấp vào Share.

Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 - chia sẻ bản thuyết trình

Khung Share sẽ xuất hiện.

Nhấp vào các nút trong tương tác bên dưới để tìm hiểu thêm về các cách khác nhau để chia sẻ bản thuyết trình.

  • share with people: chia sẻ với người khác (yêu cầu phải sử dụng onedrive và tài khoản Microsoft)
  • email: gửi file thuyết trình qua email
  • present online: kết nối để trình bày online
Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016 - share

Luyện tập lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016

Mở một file powerpoint bất kỳ

  1. Sử dụng Save As để tạo một bản sao của bản trình bày.
  2. Đặt tên cho bản sao mới
  3. Bạn có thể lưu nó vào một thư mục trên máy tính hoặc vào OneDrive của bạn.
  4. Export (xuất bản) bản trình bày dưới dạng file PDF.

Ok, vậy là bạn đã học xong bài “Lưu bản thuyết trình với PowerPoint 2016” trong chuyên mục tự học tin học văn phòng với Microsoft Powerpoint 2016 rồi đó. Cũng không quá khó phải không nào. Các bạn cứ chăm chỉ theo dõi bài học trên website vuimoingay.vn để bổ sung kiến thức nhé. Hẹn gặp lại các bạn ở các bài học sau.

LỜI KẾT

[Học vui mỗi ngày – học tin học văn phòng online] chuyên mục tổng hợp các bài viết hướng dẫn về bộ công cụ Microsoft Office sẽ giúp các bạn bổ sung kỹ năng vi tính và đủ tự tin làm việc mà không gặp bất cứ khó khăn nào. Nếu bạn có thắc mắc hoặc ý kiến đóng ghóp cho bài viết đừng ngại đặt câu hỏi cho Vũ i Tờ ‘s Blog bằng cách để lại comment bên dưới nha. Cám ơn các bạn rất nhiều !!!

Bài cùng chuyên mục:

Quảng cáo đặt ở đây

1 Comment

Để lại bình luận

(Địa chỉ email của bạn sẽ được bảo mật, không hiện ra)


*